Administrative Coordinator Professional (m/w/d) 

Für wen suchen wir

Wir suchen für unseren Kunden, einem internationale agierenden Industrieunternehmen, einen Administrative Coordinator Professional (m/w/d) in Vollzeit, für den Einsatzort Berlin. 

Vorteile

• persönliche und wertschätzende Betreuung durch unsere Niederlassung
• bis zu 30 Tage Urlaub
• Urlaubs- und Weihnachtsgeld
• flexibles Gleitzeitkonto
• betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen
• 150 Euro Prämie bei erfolgreicher Empfehlung „Mitarbeitende werben Mitarbeitende“
• exklusive Rabatte über Mitarbeitervorteile.de (z. B. bei Zalando, IKEA, HelloFresh!, u. v. m.)
• Betriebsrestaurant und Fitnessstudio im Einsatzunternehmen
• gute Erreichbarkeit des Kundenbetriebs, auch mit den öffentlichen Verkehrsmitteln

Der Job

Als Administrative Coordinator Professional (m/w/d) übernehmen Sie eine zentrale Rolle in der Unterstützung und Entlastung eines lokalen Teams sowie der Führungskraft. Ihre Hauptaufgaben umfassen:

• Administrative Tätigkeiten:
  • Dokumentenmanagement, Personalverwaltung, Koordination von Vertragsmanagement und LOS-Trainingsadministration
  • Unterstützung in Compliance- und PMO-Aktivitäten
  • Bearbeitung von Prozessen, teilweise eigenständig und unter Berücksichtigung regulatorischer Anforderungen
• Organisatorische Aufgaben:
  • Terminmanagement und eigenständige Entscheidungsbefugnis
  • Organisation und Leitung von Meetings inkl. Protokollführung und Nachverfolgung von Aktionen
  • Reiseplanung und -abrechnung
  • Unterstützung bei der Budgetplanung und -überwachung (z. B. Personal- und Reisekosten)
• Projektarbeit:
  • Mitarbeit und teilweise Leitung von Sonderthemen und Projekten
• Kommunikation:
  • Sicherstellung eines zielgerichteten Kommunikationsflusses zu organisatorischen, administrativen und personellen Themen
  • Inbox-Management und eigenständige Beantwortung von Anfragen

Das bringen Sie mit

• Ausbildung & Erfahrung:
  • abgeschlossene Ausbildung, z. B. als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, ergänzt durch eine mehrmonatige modulare Weiterbildung als Management Assistant oder vergleichbare Qualifikation
  • mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
• Fachliche Fähigkeiten:
  • Erfahrung und/oder Weiterbildung im Projektmanagement (z. B. Green Belt Level)
  • sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (C1-Niveau)
• Persönliche Kompetenzen:
  • hohe Kommunikationsfähigkeit und Serviceorientierung
  • Organisationsgeschick und Flexibilität
  • selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise, auch bei komplexen Prozessen
  • Netzwerkanalyse und systemisches Denken
  • Agilität und Fähigkeit zur Priorisierung vielfältiger Aufgaben

Sonstiges

• Einsatz befristet für 12 Monate.