Assistenz Objektverwaltung (m/w/d)

Für wen suchen wir

Wir suchen ab sofort eine Assistenz Objektverwaltung (m/w/d) im Öffentlichen Dienst. Unser Kunde ist eine öffentliche Institution mit Sitz in Frankfurt am Main, die sich mit der Planung, Genehmigung und Überwachung von Bauvorhaben sowie der Verwaltung von Immobilien befasst.

Vorteile

• persönliche und wertschätzende Betreuung durch unsere Niederlassung
• bis zu 30 Tage Urlaub
• Urlaubs- und Weihnachtsgeld
• flexibles Gleitzeitkonto
• betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen
• 150 Euro Prämie bei erfolgreicher Empfehlung „Mitarbeitende werben Mitarbeitende“
• exklusive Rabatte über Mitarbeitervorteile.de (z. B. bei Zalando, IKEA, HelloFresh!, u. v. m.)

Der Job

• Fertigung von Tagesordnungen, Protokollen und einfachem Schrift- und Mailverkehr 
• Organisation des Sitzungsdienstes (Sitzung vorbereiten, Termine koordinieren und einladen, Raumreservierung, Materialzusammenstellung) 
• Abfrage, Zusammenfassung und Aktualisierung von Sachständen zu verschiedenen Fachthemen, Gremienabfragen und Tagesordnungen 
• Mitarbeit beim Zahlungs- und Bestellwesen (Bestellscheine erstellen, Rechnungen prüfen, Datenpflege)
• Führung und Überwachung der Wiedervorlagen 
• Bearbeitung des zentralen Postfachs 
• Verteilung der Abteilungspost
• Unterstützung des parlamentarischen Schriftverkehrs (Unterschriften einholen, in den Postlauf geben und Rücklauf überwachen) 
• Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen und Vorlagen
• Unterstützung bei Dateneingaben in das CAFM System 
• Reservierung von Dienstfahrzeugen und Dienstfahrrädern 
• Beschaffung von Büromaterial 
• Mitarbeit beim Zahlungs- und Bestellwesen (Bestellscheine erstellen, Rechnungen prüfen

Das bringen Sie mit

• abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich, z. B. als Bürokaufmann/Bürokauffrau, Verwaltungsfachangestellter/Verwaltungsfachangestellte, Immobilienkaufmann/Immobilienkauffrau oder vergleichbar
• Kenntnisse und Interesse am Baubereich 
• gute Kenntnisse in der Bürokommunikation
• versiert im Umgang mit PC, sehr gute EDV-Kenntnisse (MS Office) 
• Teamfähigkeit
• sehr sorgfältige Arbeitsweise 
• Termingenauigkeit
• hohe Eigeninitiative
• hohe Belastbarkeit
• hohe Kommunikationsfähigkeit
• Erfahrung im öffentlichen Dienst ist wünschenswert, aber keine Voraussetzung

Sonstiges

• Einsatz für 18 Monate befristet, Option auf Übernahme vorhanden