Assistenz / Sekretärin (m/w/d)

Für wen suchen wir

Bewerben Sie sich jetzt als Assistenz / Sekretärin (m/w/d) für den Bereichsleiter für unseren Kunden in München.

Bei unserem Kunden handelt es sich um ein Traditionsunternehmen mit weltweit 14.000 Mitarbeitern.

Vorteile

Der Job

• Sie sind verantwortlich für die Planung von Terminen und Besprechungen für den Bereichsleiter (ggbfs. auch für einen Projektleiter in Stoßzeiten)
• Als Sekretärin (m/w/d) bearbeiten Sie das E-Mail-Postfach des Bereichsleiters nach festgelegtenn Kriterien
• Sie agieren als Bereichsassistenz was bedeutet:
  • Terminkoordination, Erstellung von Präsentationsunterlagen in deutscher und englischer Sprache, Reiseplanung und -abrechnung, Veranstaltungsorganisation, Besucherabholung und -betreuung, Erledigung der externen und internen Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Unterstützung bei der Raumplanung, Koordination und Überwachung von Facility-Aufgaben, Unterstützung des gesamten Teams bei administrativen Aufgaben (Bsp: Präsentationen, Terminvorbereitung), Büromaterialbeschaffung
• Erstellung von Einkaufswagen, Rechnungseingangsprüfung, Bestätigung der Leistungen
• Sie koordinieren und kümmern sich um alle Reisearrangements des Bereichsleiters
• Sie erstellen CITAX-Meldungen für den Bereichsleiter und Unterstützung bei Meldungen für die einzelnen Teams

Das bringen Sie mit

• Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung als Assistenz / Sekretärin (m/w/d), idealerweise Weiterbildung zur Managementassistenz oder eine vergleichbare Ausbildung
• Sie bringen verhandlungssichere Deutsch- und Business-Englischkenntnisse mit
• Sie zeichnen sich durch einen guten Umgang mit den gesamten MS-Office Programmen (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) aus
• Idealerweise bringen Sie Kenntnisse in SAP-SRM und CITAX mit
• Selbstständige, genaue und effiziente Arbeits-/Organisationsweise
• hohes Maß an Flexibilität, Teamfähigkeit und vernetztem Denken
• Kommunikationsfähigkeit, Kundenorientierung und Teamfähigkeit

Sonstiges

• Start: 13.11.2023 befristet bis zum 14.02.2024 (Krankheitsvertretung)
• mobiles Arbeiten nach vorheriger Absprache bis zu 40% / 2 Tage in der Woche möglich