Executive Assistant CFO (m/w/d)

Für wen suchen wir

Wir suchen für unseren Kunden, ein Unternehmen aus der pharmazeutischen Industrie, einen Executive Assistant CFO (m/w/d) in Vollzeit.

Vorteile

Unser Kunde bietet:

• Mobile Office
• betriebliche Altersvorsorge
• Kinderbetreuung
• Jobticket
• Company Bike
• Urlaubskonto
• Fitnesskurse
• Sonderurlaub
• ...und vieles mehr

Der Job

• eigenständige Verwaltung der Terminplanung des Vorstandes (Terminkoordination und -überwachung von diversen Routineterminen, Meetings mit in- und externen Teilnehmern, Anpassung von Planungen ) 
• Koordinierung regelmäßiger Teammeetings über verschiedene Zeitzonen hinweg (Versendung von Einladungen, Vorbereiten von Dokumenten, Erfassen der Folgeaktivitäten)
• Teilnahme an Terminen des Management Teams inkl. Vor- und Nachbereitung (Pre-reads, Meeting minutes, etc.) bei Bedarf
• Aufbereitung sowie eigene Erstellung von Präsentationsunterlagen für Besprechungen bei Bedarf
• enge Zusammenarbeit mit den Assistentinnen aller Vorstandsmitglieder und dem Aufsichtsrat
• erste Anlaufstelle für viele interne und alle externen Anfragen
• Reiseplanung und –koordination sowie Erledigung der Reisekostenabrechnung
• gelegentliche Organisation und Abrechnung von Team Events

Das bringen Sie mit

• abgeschlossenes Studium (Bachelor) oder kaufmännische Ausbildung 
• umfangreiche Erfahrung in der Assistenzfunktion für ein Mitglied des Vorstandes oder der Geschäftsführung eines international tätigen Unternehmens
• ausgeprägte Organisations- und Planungsfähigkeiten sowie „Hands-on“ Mentalität
• vorausschauendes, pro-aktives Denken mit Liebe zum Detail 
• Freude an den Herausforderungen eines sich schnell ändernden Umfeldes
• große Flexibilität, auch hinsichtlich der Lage der Arbeitszeiten
• umfangreiche Erfahrung im Umgang mit MS-Office-Anwendungen, Reisekostenabrechnungstools (Concur) und anderen Kommunikations- und Zeitmanagement-Tools
• Deutsch und Englisch fließend in Wort und Schrift