Management Assistant (m/w/d)

Für wen suchen wir

Wir suchen für unseren Kunden, einem international agierenden Industrieunternehmen in Ingelheim, einen Management Assistant (m/w/d) in Vollzeit.

Vorteile

• attraktives Gehalt von 3.746​,00 EUR brutto/Monat
• persönliche und wertschätzende Betreuung durch unsere Niederlassung
• bis zu 30 Tage Urlaub
• Urlaubs- und Weihnachtsgeld
• flexibles Gleitzeitkonto
• betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen
• 150 Euro Prämie bei erfolgreicher Empfehlung „Mitarbeitende werben Mitarbeitende“
• exklusive Rabatte über Mitarbeitervorteile.de (z. B. bei Zalando, IKEA, HelloFresh!, u. v. m.)
• Betriebsrestaurant und Fitnessstudio im Einsatzunternehmen
• gute Erreichbarkeit des Kundenbetriebs, auch mit den öffentlichen Verkehrsmitteln
• kostenfreie Parkplätze vor Ort

Der Job

• Prozessmanagement: Durchführung und eigenständige Bearbeitung verschiedener administrativer und organisatorischer Prozesse – teilweise in englischer Sprache – auf Basis allgemeiner Vorgaben und unter Berücksichtigung definierter Kontrollmechanismen
• Terminmanagement: Eigenverantwortliche Koordination und Organisation der Termine der Führungskraft sowie Priorisierung und Abstimmung von Terminanfragen
• Meetingmanagement: Organisation und Begleitung von Meetings, Aufbereitung und Erstellung von Protokollen sowie konsequentes Nachhalten und Koordinieren vereinbarter Maßnahmen und To-dos
• Arbeitsmeetings: Planung, Organisation und Leitung regelmäßiger Arbeitsmeetings sowie fachliche und/oder disziplinarische Führung und Anleitung von Kolleginnen und Kollegen
• Travelmanagement: Eigenständige Organisation, Buchung und Abrechnung von nationalen und internationalen Dienstreisen
• Budgetmanagement & Controlling: Mitwirkung bei der Planung, Überwachung und Steuerung verschiedener Budgets, insbesondere in den Bereichen Personal und Reisen, einschließlich entsprechender Controlling-Aufgaben
• Beschaffungsmanagement: Eigenständige Abwicklung standardisierter Beschaffungsvorgänge – von der Bestellung von Materialien, Dienstleistungen und Equipment bis hin zum Versand von Dokumenten und Arbeitsmitteln – unter Einhaltung regulatorischer und interner Vorgaben
• Vertragsmanagement: Unterstützung bei der Prüfung und Vorbereitung von Verträgen sowie bei Vertragsverhandlungen
• internationale Zusammenarbeit: Kommunikation und Abstimmung mit internen und externen Ansprechpartnern in deutscher und englischer Sprache

Das bringen Sie mit

• Erfahrung im Assistenzbereich, z. B. als Assistant (m/w/d), Teamassistenz (m/w/d), Management Assistant (m/w/d) oder in einer vergleichbaren Position
• ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, verbindliches Auftreten und hohe Serviceorientierung
• Organisationstalent sowie eine strukturierte, zuverlässige und flexible Arbeitsweise
• sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (C1-Niveau)
• hohe Eigeninitiative sowie eine selbstständige, proaktive und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Fähigkeit, sich schnell und positiv auf wechselnde Anforderungen und dynamische Rahmenbedingungen einzustellen
• ausgeprägte Agilität und die Fähigkeit, vielfältige Aufgaben und Anforderungen sicher zu priorisieren
• souveräner und wertschätzender Umgang mit unterschiedlichen Ansprechpartnern sowie Freude an der Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen

Sonstiges

• Einsatz vorerst befristet für 6 Monate mit Option auf Verlängerung und Übernahme
• Vollzeit, 37,5 Std./Woche