Senior Management Assistant (m/w/d)

Für wen suchen wir

Wir suchen für unseren Kunden, einem international agierenden Industrieunternehmen in Biberach, einen Senior Management Assistant (m/w/d) in Teilzeit.

Vorteile

• persönliche und wertschätzende Betreuung durch unsere Niederlassung
• bis zu 30 Tage Urlaub
• Urlaubs- und Weihnachtsgeld
• flexibles Gleitzeitkonto
• betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen
• 150 Euro Prämie bei erfolgreicher Empfehlung „Mitarbeitende werben Mitarbeitende“
• exklusive Rabatte über Mitarbeitervorteile.de (z. B. bei Zalando, IKEA, HelloFresh!, u. v. m.)
• Betriebsrestaurant und Fitnessstudio im Einsatzunternehmen
• gute Erreichbarkeit des Kundenbetriebs, auch mit den öffentlichen Verkehrsmitteln
• kostenfreie Parkplätze vor Ort

Der Job

Als Senior Management Assistant (m/w/d) übernehmen Sie eine zentrale Rolle in der organisatorischen und administrativen Unterstützung und tragen mit Ihrer strukturierten, vorausschauenden Arbeitsweise maßgeblich zu effizienten Abläufen und einer reibungslosen Zusammenarbeit bei.

• Sie arbeiten gerne eigenständig, strukturiert und mit hoher Serviceorientierung und behalten auch bei komplexen administrativen Aufgaben stets den Überblick.
• Der verantwortungsvolle Umgang mit sensiblen und vertraulichen Informationen ist für Sie selbstverständlich; Diskretion und Zuverlässigkeit zeichnen Sie aus.
• Sie koordinieren Termine, Meetings und organisatorische Abläufe vorausschauend, effizient und mit einem hohen Qualitätsanspruch
• Bestehende Prozesse hinterfragen Sie aktiv und bringen eigene Ideen zur Optimierung und Weiterentwicklung administrativer Abläufe ein.
• Sonderaufgaben und kleinere Projekte übernehmen Sie eigenverantwortlich und mit Freude daran, Dinge voranzutreiben.
• Sie agieren gerne als zentrale Schnittstelle innerhalb der Organisation, vernetzen Themen bereichsübergreifend und sorgen für einen reibungslosen Informationsfluss.
• Als erste Ansprechperson für externe Gäste sorgen Sie mit Ihrem freundlichen, professionellen Auftreten für einen positiven und souveränen Empfang.
• Sie schätzen ein agiles Arbeitsumfeld, denken mit, priorisieren selbstständig und unterstützen Ihr Team flexibel dort, wo Sie gebraucht werden.

Das bringen Sie mit

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Weiterbildung im Bereich Managementassistenz oder eine vergleichbare Qualifikation (z. B. Fachwirt) sowie mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzumfeld.
• Sie bringen sehr gute MS-Office-Kenntnisse mit und arbeiten sich schnell und sicher in neue Systeme und digitale Tools ein.
• Sie verfügen über Erfahrung im Projektmanagement und übernehmen Themen gerne eigenverantwortlich und mit Weitblick.
• Sie zeichnen sich durch Organisationstalent, vernetztes Denken und die Fähigkeit zur Priorisierung in einem dynamischen Arbeitsumfeld aus.
• Sie überzeugen durch eine kommunikationsstarke und serviceorientierte Persönlichkeit sowie ein freundliches, souveränes Auftreten und ein hohes Maß an Diskretion, Loyalität und Zuverlässigkeit.
• Sie arbeiten eigenverantwortlich, proaktiv und lösungsorientiert und bringen gleichzeitig eine ausgeprägte Teamorientierung mit.
• Sie verfügen über fließende Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sie bringen die Bereitschaft zu einer regelmäßigen Vor-Ort-Präsenz (Di., Do., Fr.) sowie zu einer flexiblen und teamorientierten Unterstützung bei Terminen und Besprechungen mit.

Sonstiges

• Einsatz vorerst befristet für 12 Monate, Option auf Verlängerung und Übernahme vorhanden
• Teilzeit 18,75 Stunden / Woche
• Homeoffice Option (2 Tage pro Woche, Di, Do., Fr. vor Ort)