Back Office Support (m/w/d)

Für wen suchen wir

Wir suchen für unseren Kunden, ein international agierendes Industrieunternehmen in Ingelheim, einen Back Office Support (m/w/d) in Vollzeit.

Vorteile

• Homeoffice-Option
• persönliche und wertschätzende Betreuung durch unsere Niederlassung
• bis zu 30 Tage Urlaub
• Urlaubs- und Weihnachtsgeld
• flexibles Gleitzeitkonto
• betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen
• 150 Euro Prämie bei erfolgreicher Empfehlung „Mitarbeitende werben Mitarbeitende“
• exklusive Rabatte über Mitarbeitervorteile.de (z. B. bei Zalando, IKEA, HelloFresh!, u. v. m.)
• Betriebsrestaurant und Fitnessstudio im Einsatzunternehmen
• gute Erreichbarkeit des Kundenbetriebs, auch mit den öffentlichen Verkehrsmitteln
• kostenfreie Parkplätze vor Ort

Der Job

Mit Ihrer strukturierten und serviceorientierten Arbeitsweise unterstützen Sie als Back Office Support (m/w/d) die effiziente Umsetzung administrativer Prozesse und sorgen für höchste Qualität in der Bearbeitung compliance-relevanter Vorgänge.
 

• Sie erfassen und pflegen Daten zu Veranstaltungen, Projekten und Vertragsanforderungen im CRM-System für verschiedene Stakeholder.
• Sie stellen einen fehlerfreien und fristgerechten Freigabeprozess unter Einhaltung aller internen und externen Vorgaben sowie relevanter Compliance-Richtlinien sicher.
• Sie kommunizieren strukturiert mit Initiierenden und crossfunktionalen Ansprechpersonen zu betreuten Prozessen und systemischen Anforderungen.
• Sie beraten unterschiedliche interne Kundengruppen telefonisch, per Videocall, E-Mail und Chat.
• Sie übernehmen administrative und prozessnahe Aufgaben zur Sicherstellung eines einheitlichen, termingerechten und qualitativ hochwertigen Services.
• Sie bearbeiten Rechnungen im Zusammenhang mit Außendienstaktivitäten und sorgen für eine vollständige, auditsichere Dokumentation.
• Sie wirken aktiv bei der Pilotierung neuer Servicebereiche sowie beim Ausbau und der Weiterentwicklung des Supports mit.

Das bringen Sie mit

• Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung, z. B. als Kauffrau für Büromanagement (m/w/d), Medizinische Fachangestellte (m/w/d) oder Pharmazeutisch-kaufmännische Angestellte (m/w/d), sowie über mehrjährige Berufserfahrung.
• Sie bringen fundierte Erfahrung im telefonischen und digitalen Kundenservice sowie in der Datenpflege mit.
• Sie besitzen praktische Kenntnisse im Bereich Accounting sowie in der Bearbeitung von Veranstaltungs- und Bewirtungsabrechnungen.
• Sie sind sicher im Umgang mit Microsoft 365 sowie CRM-Systemen.
• Idealerweise verfügen Sie über Erfahrung im Pharmaumfeld, im Gesundheitswesen oder in einem stark regulierten Compliance-Umfeld.
• Sie zeichnen sich durch ein hohes Maß an Eigenverantwortung, Eigeninitiative sowie eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise aus.
• Sie überzeugen durch Ihr Organisationstalent, Ihr Verantwortungsbewusstsein sowie eine sorgfältige und präzise Dokumentation von Arbeitsschritten.
• Sie arbeiten auch in einem dynamischen und schnelllebigen Umfeld effizient und zuverlässig.
• Sie schätzen sowohl die Zusammenarbeit im Team als auch eigenverantwortliches Arbeiten.
• Sie überzeugen durch sehr gute Kommunikationsfähigkeiten und ein sicheres Auftreten im Austausch mit internen Ansprechpartnern (m/w/d).
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift runden Ihr Profil ab.

Sonstiges

• Einsatz vorerst befristet für 12 Monate, mit Option auf Verlängerung und Übernahme
• ​mobiles Arbeiten ist nach Absprache möglich