Backoffice-Mitarbeiter Lizenzmanagement (m/w/d)

Für wen suchen wir

Wir suchen für unseren Kunden in Stuttgart einen Backoffice-Mitarbeiter Lizenzmanagement (m/w/d) in Vollzeit. Bei unserem Kunden handelt es sich um ein Unternehmen aus dem öffentlichen Dienst.

Vorteile

• Attraktive tarifliche Bezahlung nach GVP-Tarifvertrag (bis zu 56.200 € brutto im Jahr je nach Berufserfahrung)
• Vermögenswirksame Leistungen sowie Weihnachts- und Urlaubsgeld gemäß GVP-Tarifvertrag
• Auszahlung der geleisteten Überstunden oder ein Zeitkonto
• Empfehlungsprämie - Mitarbeiter werben Mitarbeiter (bis zu 300,00 € brutto)
• Einsatz bei einem renommierten Unternehmen aus der Region
• Gute Erreichbarkeit mit den öffentlichen Verkehrsmitteln
• Persönliche Betreuung und Beratung durch einen festen Ansprechpartner von Office Events
• Exklusive Mitarbeiterrabatte bei vielen Händlern (z. B. bei Zalando, IKEA, HelloFresh! – wechselnde Anbieter)

Der Job

• Sie bewirtschaften eigenverantwortlich das zentrale E-Mail-Postfach des Teams Lizenzmanagement
• Sie organisieren, kategorisieren und bearbeiten IT-Tickets im internen Ticketsystem
• Sie koordinieren Termine, Besprechungen und Veranstaltungen inklusive Vor- und Nachbereitung sowie Betreuung von Gästen, Mitarbeitenden und Dienstleistenden
• Sie pflegen den Intranet-Auftritt des Teams Lizenzmanagement und aktualisieren Inhalte in verlinkten Portalen
• Sie bereiten Termine organisatorisch vor und nach und kümmern sich um die proaktive Nachverfolgung offener Aufgaben
• Sie erstellen Entscheidungsvorlagen, Beschluss- und Ergebnisprotokolle, Vermerke sowie Sachstandsberichte
• Sie verwalten Verträge externer Dienstleister einschließlich Reporting und Dokumentation
• Sie übernehmen die Datenpflege im zentralen Lizenzmanagement-Tool
• Sie koordinieren Ansprechpartner für digitale und nicht-digitale Schriftgutverwaltung zwischen den beteiligten Fachbereichen
• Sie unterstützen die Teamleitung bei organisatorischen Aufgaben und allgemeinen Projekttätigkeiten
• Als Backoffice-Mitarbeiter (m/w/d) im Lizenzmanagement sorgen Sie für reibungslose administrative Abläufe und unterstützen die operative Steuerung des Teams

Das bringen Sie mit

• Sie verfügen über ein abgeschlossenes Studium der Betriebswirtschaftslehre, Wirtschaftsinformatik, Public Management bzw. eine abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann für Büromanagement (m/w/d), Kaufmann für Digitalisierungsmanagement (m/w/d), Verwaltungsfachangestellter (m/w/d) oder über eine vergleichbare Qualifikation
• Sie bringen mindestens zwei Jahre Berufserfahrung im Backoffice, Büromanagement oder in vergleichbaren administrativen Tätigkeiten mit
• Sie verfügen über Erfahrung in der Organisation von Terminen, Meetings, Veranstaltungen und administrativen Prozessen
• Sie haben Kenntnisse in der Erstellung von Protokollen, Berichten, Entscheidungsvorlagen und Dokumentationen
• Sie arbeiten sicher mit Microsoft Outlook, Word, Excel, PowerPoint und OneNote
• Erweiterte Kenntnisse in den folgenden Anwendungen sind von Vorteil:
  • Microsoft Word - Formatierung von Layouts, Nutzung von Inhaltsverzeichnissen und Verweisen sowie Einbindung von Illustrationen und Grafiken
  • Outlook - Regel- und Berechtigungsverwaltung, Kategorisierung und Serienterminverwaltung
  • Excel - SVERWEIS, Pivot-Tabellen, bedingte Formatierung
• Idealerweise verfügen Sie über Erfahrung mit IT-Ticketsystemen, USU Service Management, E-Signatur-Lösungen oder TYPO3
• Kenntnisse im Lizenzmanagement, Vertragsmanagement sowie Erfahrungen in der öffentlichen Verwaltung oder Landesverwaltung sind wünschenswert
• Sie verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (C2-Niveau)
• Sie überzeugen durch Ihre Organisationsfähigkeit, Durchsetzungsvermögen und Teamfähigkeit
• Sie sind eigeninitiativ, zuverlässig und arbeiten selbstständig sowie verantwortungsbewusst
• Als Backoffice-Mitarbeiter (m/w/d) im Lizenzmanagement pflegen Sie eine adressatengerechte Kommunikation, sind zeitlich sowie örtlich flexibel und leisten einen wichtigen Beitrag zur effizienten Zusammenarbeit zwischen Fachbereichen, Dienstleistenden und dem Team

Sonstiges

• Start: ab 02.01.2027
• Vorerst befristet für 18 Monate mit Option auf Übernahme
• Vollzeit (39,5 Stunden/Woche)
• Homeoffice nach der Einarbeitung und Absprache möglich (bis zu 80 % der Arbeitszeit)
• Bei dieser Anstellung handelt es sich um eine Tätigkeit im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung